El problema
En ocasiones tenemos que trabajar con documentos de Word que han sido previamente corregidos o revisados por otras personas (autor, editor, traductor, otros correctores) y es necesario que los cambios (inserciones y eliminaciones, o comentarios) que estos han introducido permanezcan marcados, junto a los nuestros, de modo que el responsable final de aceptarlos pueda ver quién ha hecho qué.
Sin embargo, en estos casos, lo más probable es que, junto con las inserciones y eliminaciones, el texto venga cargado de numerosas marcas de cambio de formato (cursivas, negritas, estilos, versalitas…) introducidas a lo largo de las diversas modificaciones que haya ido experimentando. Lo más probable es que estos cambios de formato —que con frecuencia saturan de colores, globos y líneas la interfaz de Word— se puedan incorporar definitivamente a la versión final sin necesidad de nuevas revisiones.
La solución
¿Pero cómo podemos aceptarlos sin eliminar las inserciones y eliminaciones del resto de los revisores? La respuesta la encontramos en la pestaña Revisar → Seguimiento.
En el cuadro Opciones de Control de cambios → Mostrar, debemos deseleccionar todas las opciones salvo Formato, de modo que los cambios de este tipo sean los únicos que queden a la vista.
Cuando solo veamos sobre nuestro documento los cambios de formato, debemos dirigirnos a Cambios → Aceptar → Aceptar todos los cambios mostrados.
Al pulsar sobre esta opción, los cambios de formato quedarán aceptados e introducidos definitivamente en el documento. Ahora, para volver a mostrar el resto de las correcciones, comentarios, etc., solo tenemos que pulsar de nuevo en Seguimiento y seleccionar los tipos de cambios que deseamos que aparezcan en pantalla. Al hacerlo comprobaremos que todas las modificaciones introducidas por los demás revisores siguen en su sitio, pero nos habremos librado de las molestas y numerosas correcciones de formato.
Como se puede ver, para cualquier corrector resulta esencial conocer en profundidad todas las posibilidades de la herramienta Control de cambios, así como las combinaciones entre unas y otras. A pesar de su sencillez, ese boli rojo digital nos puede facilitar mucho la existencia si sabemos de lo que es capaz.
