Alias de estilos en Word » Ricardo de Pablo - Corrector de textos
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Alias de estilos en Word

Maquetar en Word sin tocar el ratón

Ya sabemos que Word no es un programa de maquetación y a cualquier tipógrafo de pura cepa le entrarán sudores al pensar que tiene que componer algo en él; sin embargo, también es el programa en el que la mayor parte de la humanidad ha maquetado y maquetará algo en su vida, así que conviene aprender a hacerlo de la mejor manera posible.

Atajos de teclado

La manera más rápida de empezar a agilizar el trabajo con cualquier programa es dominar los atajos de teclado. En lo que a maquetar se refiere, Word nos ofrece varios muy útiles:

Control + barra espaciadora
para suprimir el formateo manual de caracteres.

Control + j, q, t, d
para, respectivamente, justificar, alinear el párrafo a la izquierda, centrarlo y alinearlo a la derecha.

Control + Mayúsculas + 8
para mostrar u ocultar los caracteres no imprimibles.

Control + Mayúsculas + 1, 2, 3
para aplicar los estilos de título de primer, segundo y tercer nivel. (Si bien depende de las versiones; en Word 365, por ejemplo, puede suceder que el título 2 no tenga asignado el atajo).

Títulos y atajos

Aunque los títulos 1 a 3 suelen ser suficientes para estructurar la mayor parte de los documentos, una práctica aconsejable es asignar atajos de teclado a los estilos de título restantes hasta el 9.

También nos ahorrará bastante tiempo colocar en el teclado la opción Borrar todo el formato, que aparece en la pestaña Inicio. En efecto, para maquetar algo, con frecuencia tendremos que limpiar previamente el original de todos los formatos y estilos colocados a la buena de Dios en él.

¿Y el resto de los estilos?

Armados con los atajos para los títulos, ya podemos organizar nuestro documento y estructurarlo sin necesidad de tocar el ratón.

Sin embargo, para maquetarlo necesitaremos emplear muchos otros estilos de Word. La idea más inmediata para agilizar esta tarea es asignarles atajos a todos; sin embargo, si son unos cuantos, como es frecuente, podemos encontrarnos rápidamente con una cantidad poco manejable de ellos. En ese momento entran en acción los alias de los estilos.

El panel Aplicar estilos

Para poder maquetar mediante el teclado sin agotar todos los posibles atajos ni sobrecargar la memoria para recordarlos, lo más aconsejable es emplear el panel Aplicar estilos.

Si pulsamos el atajo Control + Mayúsculas + w nos aparecerá el siguiente recuadro, con el nombre del estilo sobre el que se encuentre el cursor resaltado en azul.

En ese momento, tenemos dos opciones:

  1. En el teclado, pulsar la flecha hacia abajo, lo que desplegará la lista de estilos disponibles, lista por la que podemos desplazarnos con las flechas ascendente y descendente para localizar el estilo que buscamos. Cuando lo tengamos, al pulsar Intro lo aplicaremos sobre el texto.
  2. Con el método anterior estaremos trabajando más o menos como lo haría un  tipógrafo del Renacimiento. Si deseamos aproximarnos un poco más al siglo XXI podemos empezar a teclear el nombre del estilo que queremos aplicar. Veremos entonces que Word lo completa (si no lo hace, comprueba que esté marcada la casilla Autocompletar nombres de estilos). Al pulsar Intro, se aplicará el estilo sobre el párrafo en el que se encuentre el cursor (si se trata de un estilo de párrafo) o sobre el texto que esté seleccionado (si se trata de un estilo de carácter).

El cuadro Aplicar estilos de Word mostrando cómo se autocompleta el nombre de un estilo.

En ambos casos puedes pulsar Esc para salir de Aplicar estilos sin hacer nada y regresar al documento.

Alias de estilos

Aplicar estilos es una herramienta imprescindible que nos permite maquetar un documento sin prácticamente tener que apartar las manos del teclado. Sin embargo, si los nombres de los estilos que tenemos en nuestro catálogo son extensos o similares unos a otros (p. ej., ResaltadoIzquierdo, ResaltadoLateral), tendremos que escribirlos casi completos en el recuadro.

La forma de evitarlo no es renombrarlos sino añadirles un alias que nos permita referirnos a ellos de forma abreviada. Veamos cómo hacerlo.

Procedimiento

  1. Por cualquiera de los medios que Word nos ofrece para modificar los estilos (véanse las imágenes adjuntas), accede al panel Modificar estilo y, dentro de este, al nombre del estilo.
  2. Coloca el cursor detrás del nombre del estilo y  teclea una coma. Inmediatamente detrás de la coma —sin espacio— escribe el alias con el que en adelante quieras llamar a ese estilo. En nuestro ejemplo, vamos a añadirle al estilo Cita destacada el alias 1.

El panel Modificar estilo de Word con un ejemplo de modificación del nombre para que contenga un alias.

Cuando nuestros estilos hayan recibido sus motes correspondientes, ya podemos emplear el panel Aplicar estilos para maquetar a toda velocidad:

  1. Colócate sobre el párrafo que quieras formatear o selecciona el texto si lo que vas a emplear es un estilo de carácter.
  2. Pulsa Control + Mayúsculas + w para colocarte en la ventana Nombre de estilo.
  3. Escribe el alias del estilo que desees aplicar.
  4. Pulsa Intro.

Conclusión

Si bien no son tan rápidos como los atajos, ya que se trata de un procedimiento en dos pasos, los alias de estilos son una forma excelente de agilizar la maquetación de un documento. Si los combinamos con los atajos para títulos y unas cuantas herramientas bien escogidas y colocadas en la barra de tareas o en una pestaña personalizada (a las que podemos acceder mediante la tecla Alt), nos permitirán dar formato a cualquier documento sin necesidad de sacar el ratón del cajón.